In einem großen Haus, das von vielen Menschen genutzt wird, ist es eine interessante Herausforderung, den Überblick zu behalten, wo sich die Dinge befinden. Letzten Monat hat sich ein kleines Team zusammengefunden, um bessere Verfahren für die Erstellung von Schildern und die Pflege von Inventaren zu erforschen. Mit diesem Blogbeitrag möchte ich einen Eindruck von der Art der Probleme vermitteln, die wir versucht haben, zu lösen. Bitte melde dich, wenn du Lösungen vorschlagen kannst!

Unsere Motivation

Wenn ein Neuling an einem Ort wie der Werkstatt von Kanthaus (oder sogar Kanthaus als Ganzes) ankommt, braucht er/sie in der Regel Hilfe, um die Dinge zu finden, die er sucht. Wenn sachkundige Leute in der Nähe sind und zur Verfügung stehen, ist das großartig, aber wenn nicht, kann es eine ziemliche Hürde sein. Mit einem guten System, das dokumentiert, wo sich die Dinge befinden, verringern wir diese Hürde und machen die Nutzer des Raums autonomer.

Die sachkundigen Personen fühlen sich oft für die Instandhaltung des Raums verantwortlich und verbringen viel Zeit damit, die Dinge an die richtigen Stellen zu sortieren. Mit einer guten Dokumentation sollte sich auch dieser Aufwand reduzieren lassen.

Aber es ist nicht klar, wie man das gut macht! Die Organisation von Dingen in einem physischen Raum ist ein subjektiver Prozess. Es ist verlockend, verwandte Dinge zusammenzulegen, aber die Meinungen über die Kategorisierung können sehr unterschiedlich sein. Außerdem benennen die Menschen die Dinge unterschiedlich, sogar in derselben Sprache. Ein System, das nur für eine Person Sinn macht, ist wahrscheinlich nicht sehr hilfreich.

Deshalb haben wir an Systemen gearbeitet, die bei diesem Problem helfen sollen. Wir haben uns auf Folgendes konzentriert:

• Rationalisierung der Produktion von guten Etiketten für Regale, Kartons und andere Sortierbehälter
• Erstellung eines Verzeichnisses der Lagerorte der einzelnen Artikel, um das Auffinden der Artikel zu erleichtern, ohne dass man viele Stellen visuell durchsuchen muss

Beispiel: die Fahrradwerkstatt

Als ich vor etwa 5 Jahren zum ersten Mal zu Kanthaus kam, war die Organisation der Fahrradwerkstatt eines der Dinge, in die ich mich sofort verliebte. Lass mich dir zeigen, wie meine Erfahrung als Nutzer des Raums ist.

Nehmen wir an, ich komme herein und suche einen Anhängerhaken, um einen Anhänger an einem Fahrrad zu befestigen, das dafür noch nicht ausgerüstet ist.

So viele Regale und Kisten! Wo finde ich mein Teil? Ich könnte jedes Regal visuell durchsuchen, aber das würde ziemlich lang dauern. Stattdessen kann ich einen Blick in das Verzeichnis werfen, das im Eingangsbereich hängt.

In diesem alphabetischen Verzeichnis kann ich nach „trailer hook“ suchen, um herauszufinden, wo er gelagert ist. Es gibt auch Einträge auf Deutsch („Anhängerkupplung“) und für Synonyme („tow hitch“, „Kupplung“...), so dass ich nicht dasselbe Wort verwenden muss wie die Person, die sich dieses System ausgedacht hat.

Der Standort wird durch einen Code beschrieben: M11-2, mit dem ich die Box finden kann: Sie befindet sich im mittleren (M) Regal, auf Ebene 11, in der zweiten Box von links.

Das ist so befriedigend! Ich kann die Dinge, die ich suche, in einer Werkstatt, die ich nicht kenne, ganz allein finden. Ich merke auch, dass sich jemand sehr viel Mühe gegeben hat, den Raum zu organisieren, um ihn für mich nutzbar zu machen. Das macht mich sehr dankbar und ermutigt mich, mitzuspielen und die Dinge nach diesem System an ihren Platz zu stellen. Mehr als fünf Jahre nach der Einführung dieses Systems musste es nur sehr wenig gewartet werden.

Es gefällt mir so gut, dass ich so etwas gerne auch an anderen Stellen im Kanthaus einsetzen würde, zum Beispiel in anderen Werkstätten oder Lagerräumen. Aber wie kann ich ein ähnliches Verzeichnis und ähnliche Etiketten erstellen?

Verzeichnisse und Etiketten generieren

Felix, der Autor dieses erstaunlichen Systems, hat eine Software geschrieben, die die Erstellung solcher Verzeichnisse und Etiketten erleichtert. Sie heißt Flinventory. Es benötigt:

• eine Liste der Dinge, die ich organisieren will (mit ihren alternativen Namen, in mehreren Sprachen)
• eine Beschreibung, wie mein Raum hierarchisch unterteilt ist (in Räume, Regale, Kisten...), um Codes für jeden Ort zu definieren
• eine Liste, in der aufgeführt ist, wo die einzelnen Gegenstände gelagert sind.

Mit diesen Daten erstellt das Tool den Index für mich und ermöglicht mich den einfachen Druck von Etiketten (mehrere Schilder auf ein Blatt packen, um Papier zu sparen). Am Wochenende haben wir u. a. versucht, damit ein neues Inventar für einen anderen Teil von Kanthaus zu erstellen und Probleme mit der Benutzerfreundlichkeit zu ermitteln.

Schnell stellte sich die Frage, ob wir bestehende Inventarisierungssysteme wiederverwenden könnten, die besser etabliert und ausgereift sind. So entdeckten wir beispielsweise Snipe-IT, Inventree und HomeBox, bei denen es darum geht, einen Überblick darüber zu behalten, wo sich die Dinge befinden (neben anderen). Aber bis jetzt scheint keiner von ihnen den obigen Anwendungsfall zu erfüllen, und es ist nicht klar, ob eine von ihnen eine geeignete Grundlage für die Inventarisierung und den Etikettendruck sein könnte. Viele von ihnen konzentrieren sich darauf, einen Überblick über den Lagerbestand zu behalten, was nicht unser Ziel ist (da wir mit vielen Arten von Artikeln arbeiten, die oft aus verschiedenen Quellen gerettet werden und selten proaktiv wieder aufgestockt werden).

Eine andere Frage ist, inwieweit die Liste der Dinge (Teile und Werkzeuge, im Falle einer Fahrradwerkstatt) von mehreren Inventaren gemeinsam genutzt werden kann, da die Metadaten (alternative Namen und Bilder) überall weitgehend gleich sein sollten. Felix hat in der Tat bereits ähnliche Inventare in anderen Werkstätten eingesetzt. Für diese gemeinsame Nutzung haben wir uns Wikidata angesehen, eine Wissensdatenbank, die zusammen mit Wikipedia entwickelt wurde und sich für einen solchen Anwendungsfall sehr gut eignet.

Zum Beispiel gibt es einen Wikidata-Eintrag über das Konzept des Kettenschutzes. Er enthält Standardnamen in vielen Sprachen (in der Wikidata-Terminologie „Labels“ genannt), aber auch Beschreibungen und Aliasnamen (alternative Namen), ebenfalls in vielen Sprachen. Sie enthält außerdem enthält Links zu Bildern aus Wikimedia Commons, dem Medien-Repository, aus dem die meisten Illustrationen von Wikipedia-Artikeln stammen. Wikidata-Artikel haben stabile Bezeichner (wie in diesem Fall Q1467873), die verwendet werden können, um eindeutig sprachunabhängig auf den Artikel aus anderen Datenbanken verweisen können.

Es gibt offene Fragen zur Wiederverwendung von Wikidata in einem solchen Projekt. Erstens wollen wir es einfach machen, Einträge zum Inventar hinzuzufügen. Wenn für das Hinzufügen eines Eintrags die Angabe eines Wikidata-Eintrags erforderlich ist, könnte dies eine erhebliche Hürde für Personen darstellen, die einen Beitrag zum Inventar leisten. Außerdem ist die Granularität der Modellierung auf Wikidata und im Inventar nicht immer kompatibel: In bestimmten Fällen wird ein Eintrag im Inventar sehr spezifisch sein (z. B. „M8-Muttern aus rostfreiem Stahl“), für die es keinen entsprechenden Wikidata-Eintrag gibt. Außerdem ist es im Zusammenhang mit unserer Fahrradwerkstatt klar, dass die von uns gelagerten Teile für Fahrräder bestimmt sind, während Wikidata einen viel breiteren Anwendungsbereich hat. So würde etwas, das in Wikidata als „Fahrradrad“ bezeichnet wird, in unserer Werkstatt wahrscheinlich nur als „Rad“ bezeichnet werden. Die unterschiedlichen Anwendungsbereiche und Kontexte erschweren also die Wiederverwendung von Namen. Hinzu kommt, dass Wikidata eine lebende Datenbank ist: Ständig werden Einträge erstellt, zusammengeführt und gelöscht. Das ist im Allgemeinen von Vorteil, kann aber auch zu einem hohen Wartungsaufwand führen, um den Bestand und Wikidata miteinander zu verbinden und konsistent zu halten. Viele dieser Einschränkungen gelten auch für andere Verwendungszwecke von Wikidata. Aber es fühlt sich trotzdem sehr passend an. Wir haben auch einige Zeit damit verbracht, die Wikidata-Elemente zu Fahrradteilen zu verbessern, um uns mit der Qualität der Daten in diesem Bereich vertraut zu machen.

Das war's also im Wesentlichen. Wir haben keine Patentlösung zu bieten, aber ich finde es gut, dass wir die Anwendungsfälle und Grenzen bestehender Dinge untersucht haben, bevor wir das Rad neu erfinden. Wenn du von anderen Systemen oder Projekten wissen, die relevant sein könnten, sag uns gerne Bescheid.